La réduction des tâches à faible valeur ajoutée est une action nécessaire dans le cadre de l’amélioration continue des processus. Elle permet à la fois de réduire les coûts, mais également de déployer les forces sur des actions à plus forte valeur ajoutée.
Dans le cadre de l’amélioration continue de ses processus, la Direction Comptable de notre client souhaitait revisiter son processus de clôture pour réduire les tâches de travail à faible valeur ajoutée (extractions, saisie manuelle, copier/coller…) et redéployer les efforts sur la révision et l’analyse des comptes.
BAKIA a constitué une équipe de 2 experts : un Commissaire aux Comptes expert de la révision des comptes et un expert en Optimisation de processus.
BAKIA a enrichi sa méthodologie « TQP » (Tâches Quotidiennes Pénalisantes) pour répondre aux enjeux du client : en plus de l’animation d’ateliers TQP, BAKIA a aussi conçu et animé des ateliers dédiés aux risques de non-qualité et à l’identification de Tâches à Valeur.
La mission s’est déroulée en 3 étapes.
Après avoir identifié les nombreux acteurs du processus de clôture (+ de 20 personnes), nous avons cartographié le processus existant de l’initialisation de la clôture jusqu’à la consolidation et la présentation des comptes.
Nous avons conduit ensuite 3 ateliers visant à l’identification des TQP, des risques, des Tâches à Valeur et des solutions pour y remédier ou les mettre en œuvre. Nous avons en parallèle conduit un Benchmark des pratiques de révision et d’analyse des comptes dans 2 grandes entreprises.
Enfin, après avoir synthétisé la centaine de recommandations du groupe de travail, nous avons présenté un plan d’actions aux différentes instances de la Direction Comptable.
La mission a été conduite de bout en bout en co-création avec le client. La modélisation du processus de clôture s’est faite sous forme d’ateliers avec l’ensemble des parties prenantes. Ces mêmes acteurs ont identifié les problèmes, la cause de ces problèmes et les solutions pour y remédier. Le travail de BAKIA a consisté à faciliter la réflexion et restituer les idées du groupe de travail sur des supports visuels clairs.