Lorsque les habitudes sont bien ancrées, moderniser le processus budgétaire en changeant d’outil de gestion peut s’avérer plus difficile qu’anticipé. En combinant ses expertises en Finance, Système d’Information et Conduite du changement, BAKIA accompagne ses clients dans la réussite de leurs projets de transformation.
Notre client, un acteur important du secteur de l’énergie, cherchait à s’appuyer sur la solution CCH Tagetik pour moderniser, fluidifier et sécuriser son processus budgétaire. Il cherchait un spécialiste de CCH Tagetik, maîtrisant les standards de l’outil, capable de le guider dans la conception et la mise en œuvre de son nouveau système budgétaire.
Le projet s’est déroulé en deux temps avec une première phase de conception et de présentation du processus budgétaire cible et une seconde phase de mise en œuvre.
Pour réussir ce projet, BAKIA a constitué un binôme composé d’un expert technico-fonctionnel, maîtrisant à la fois le processus budgétaire et les standards de CCH Tagetik, et un expert technique, chargé de la mise en œuvre de la solution. Bons communicants, ces deux experts ont aussi porté le changement, en animant de nombreuses sessions participatives de communication et de formation.
Afin de tenir compte des attentes et des spécificités de notre client, nous avons été très scrupuleux sur le respect du standard de CCH Tagetik, gage de succès du projet et sur la mobilisation des acteurs du processus budgétaire.
Nous avons par exemple proposé de consacrer un peu de temps à la conduite du changement entre les phases de conception et d’implémentation afin de répondre à toutes les interrogations suscitées par le projet et démarrer sereinement la phase d’implémentation. Nous avons aussi basculé en quelques jours l’intégralité du projet en distanciel au début de la pandémie de COVID 19.
Le projet a véritablement été piloté en tandem avec le client. Celui-ci a nommé un chef de projet interne et affecté une équipe dédiée. Nous avons préparé et animé ensemble les ateliers de conception, le client prenant souvent le relais sur des éléments fonctionnels nécessitant des échanges complémentaires avec les contrôleurs de gestion ou un arbitrage. Pendant la phase d’implémentation, nous avons réalisé des démonstrations de la solution auprès des utilisateur finaux puis rassemblé et analysé conjointement les retours des contrôleurs de gestion des différentes BU, ce qui nous a amené à ajuster la solution proposée. Enfin, nous avons préparé et animé conjointement des modules de formation afin que l’ensemble des parties prenantes maîtrisent le nouveau processus budgétaire et l’outil CCH Tagetik.