Après un diagnostic approfondi, nous avons proposé une nouvelle structure organisationnelle de la filière Contrôle de gestion. Et c’est avec un accompagnement au changement que nous avons préparé sa mise en application, en impliquant les différentes strates de l’organisation.
Afin de gagner en efficacité et de s’adapter à un changement de stratégie et d’organisation, la filière Contrôle de gestion de notre client avait engagé plusieurs chantiers de transformation de ses processus et de ses outils. Ces chantiers généraient de fortes tensions au sein de la filière Contrôle de gestion, avec notamment une difficulté à se constituer en collectif de travail. Notre client recherchait un cabinet doté de compétences en conduite du changement et contrôle de gestion pour accompagner la transformation et améliorer le fonctionnement de l’organisation.
BAKIA a proposé une équipe de 3 experts seniors : un expert de la Fonction Contrôle de gestion, une Coach certifiée et un Directeur de projet expérimenté ayant conduit plusieurs missions au sein de la fonction Contrôle de gestion de ce client.
L’approche, reposant sur la combinaison de dispositifs de conduite du changement, de refonte d’organisation et de gestion de projet, a comporté 3 étapes.
Dans un premier temps, nous avons rétabli un cadre de confiance pour la filière, au travers d’entretiens individuels, d’ateliers « vision » puis de réunions de restitution de ces entretiens et ateliers.
Ce cadre de confiance rétabli, nous avons accompagné la définition d’une organisation cible, en menant un diagnostic organisationnel approfondi. Ce diagnostic a permis de définir des axes d’amélioration et une organisation cible avec plusieurs options, que nous avons présentés au Comité de pilotage pour décision.
Une fois validée, nous avons préparé le basculement vers cette nouvelle organisation cible, en proposant des fiches de postes pour les futurs managers et en explicitant les relations entre « pôles » au sein de l’organisation.
Au démarrage de la mission, nous avons constitué une équipe projet resserrée de 3 personnes : la Directrice du Contrôle de gestion, la DRH, et le Directeur de projet BAKIA, se réunissant a minima une fois par semaine mais aussi au fil de l’eau en fonction des besoins ou urgences.
Nous avons aussi associé les différentes strates de l’organisation à toutes les étapes de la mission : Direction Générale, Comex, Direction de la filière Contrôle de gestion, Managers de la filière Contrôle de gestion, filière Contrôle de gestion. Cela s’est fait au travers d’entretiens individuels, d’ateliers, de réunions de partage sur les travaux en cours et bien sûr, lors des comités projet et de pilotage. Ces très nombreux points de rencontre ont permis de recueillir les attentes et demandes des parties prenantes tout au long de la mission.