Facteurs clés de succès des projets de transformation de la Fonction Finance

Certaines entreprises peuvent avoir du mal à passer le cap et à enclencher des changements majeurs pour moderniser leur Fonction Finance.

Pourtant, même si à première vue, un projet de transformation peut paraître complexe, long, coûteux voire risqué, pour celles qui se lancent, les bénéfices peuvent être significatifs.

Les 3 raisons principales pour se lancer dans cette démarche

Tout d’abord, l’un des apports principaux, c’est de faire des gains de productivité significatifs et d’assurer la compétitivité des services rendus par la Fonction Finance. Grâce aux nouvelles approches du travail de type Lean et aux bénéfices des nouvelles technologies (Cloud, Big Data, IA, robotisation), les entreprises qui entreprennent une modernisation, bénéficieront de gains quantitatifs mais aussi qualitatifs considérables. Les ressources de la Fonction Finance seront mieux déployées et la performance de la Fonction en sera accrue.

Deuxième intérêt majeur ? Attirer des talents et notamment les jeunes générations moins adaptées aux méthodes de travail traditionnelles. Les entreprises ont sans cesse besoin de renouveler leurs équipes et les profils ambitieux veulent travailler avec des outils et des processus à la fois modernes et performants.

Finalement, l’intérêt de transformer la Fonction Finance, c’est aussi de pouvoir redéployer les effectifs sur des tâches à plus forte valeur ajoutée comme l’analyse de la rentabilité, la gestion des risques, l’animation de la performance, la capacité d’anticipation des tendances de marché ou le business planning. Même avec la meilleure volonté du monde, une Fonction Finance qui tarde ou peine à se moderniser aura beaucoup de difficulté à sortir du quotidien de la Fonction : enregistrement des transactions, facturation, production du reporting (data crunching), opérations basiques de trésorerie.

Par conséquent, si la mise en œuvre de la transformation de la Fonction Finance peut représenter un défi, elle permet d’en retirer des avantages considérables pour les entreprises qui se lancent.

Quelles sont les étapes de la transformation de la Fonction Finance ?

Les projets de transformation peuvent être délicats à exécuter, mais l’utilisation du bon cadre de support peut rendre le processus beaucoup plus facile. BAKIA utilise à la fois les modèles de Kotler et de Lewin pour la gestion du changement lorsqu’elle entreprend un projet de transformation.

Avant la transformation, une étape de cadrage plus ou moins longue est nécessaire. Cette phase va permettre de définir la cible dans ses grandes lignes, les bénéfices attendus, le calendrier et le coût du projet. Dès cette étape, nous recommandons d’embarquer les équipes, de leur expliquer le projet, les objectifs et bénéfices attendus et d’être à l’écoute des craintes, des revendications face aux changements annoncés, même si elles peuvent déplaire. Sans cette mobilisation et cette écoute, le projet risque de voir se multiplier les résistances non anticipées.

Pendant la transformation, il est très important de calibrer les bonnes équipes (de consultants internes, externes et également chez le client). On peut inclure les équipes Finance, IT mais aussi RH, s’agissant de l’organisation et de la conduite du changement. L’idée c’est de mobiliser au-delà de la Finance.

Il est aussi essentiel de mettre en place une gouvernance du projet, qui assurera la ponctualité et la régularité de l’avancement et des livrables. La mise en place d’un calendrier partagé, régulièrement mis à jour et sur lequel les différentes parties s’engagent, est un des facteurs clés de succès. De manière générale, un projet nécessite de bien maîtriser ces 3 composantes : le temps, le coût et la qualité. Mais un calendrier maîtrisé reste LA clé.

Après la transformation, il est nécessaire d’assurer un suivi régulier des dispositifs qui ont été mis en place. Pour un nouveau système d’information, il s’agira de mettre en place un SAV puis une maintenance, à même de prendre en compte l’évolution des besoins des utilisateurs et des technologies. S’agissant des processus, il faudra les revoir régulièrement, au moins une fois par an car ils ont besoin d’être « fine-tunés » en permanence. Si la transformation a porté sur le modèle de pilotage (référentiels et règles de gestion), il est important de le revisiter et de le faire évoluer dans le cas où les objectifs sous-jacents à sa conception changent. Finalement, pour la transformation de l’organisation, il est essentiel de s’assurer d’avoir les bonnes personnes en place, d’être suffisamment staffé et de faire un suivi RH à long terme.

La Fonction Finance a donc tout à gagner à lancer de manière régulière des projets de transformation de ses modes de fonctionnement. Pour réussir, elle devra mettre en place une gestion de projet rigoureuse et veiller à la mobilisation de ses équipes et de ses partenaires.

Vous envisagez de lancer un projet de transformation ? Contactez-nous pour échanger sur vos enjeux et vos besoins.

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